Cách kiểm tra chữ ký số và chứng thư số trên hợp đồng điện tử

Một trong bốn yếu tố quan trọng để xác định hợp đồng điện tử đủ giá trị pháp lý hay không chính là kiểm tra chữ ký số với chứng thư số. Để kiểm tra chứng thư số hợp đồng điện tử là điều đơn giản bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được với ứng dụng đọc file PDF, thông dụng nhất là Foxit Reader và Adobe Reader.

Bên cạnh việc kiểm tra thông tin chứng thư số trên hợp đồng điện tử, người dùng nên kiểm tra thêm 03 điều kiện khi xem xét tính hợp pháp của một hợp đồng điện tử, bao gồm:

Hợp đồng đầy đủ chữ ký số của các Bên trong hợp đồng (thường bên bán sẽ ký trước)
Hợp đồng toàn vẹn, không bị chỉnh sửa kể từ thời điểm ký số (nếu bị chỉnh sửa, chèn hình, chữ ký số trên file PDF sẽ không còn)
Đại diện ký số là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện được ủy quyền hợp pháp (hầu hết chữ ký số Cty chính là chữ ký số có quyền cao nhất, tương đương dấu và chữ ký giám đốc)

Chứng thư số ký trên tài liệu/hợp đồng phải được cấp bởi tổ chức được cấp phép và chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký số như Viettel CA, BKAV CA, FPT CA, MISA CA, và hàng chục cty khác. Để kiểm tra tính xác thực chữ ký số, bạn chỉ cần mở file mềm hợp đồng điện tử bằng ứng dụng PDF Reader (Foxit Reader, Adobe Reader…) và thực hiện các bước kiểm tra như sau:

Cách 1 – Kiểm tra bằng “Signature Panel” trên phần mềm PDF như Foxit PDF

• Tiến hành Click vào “Signature Panel” bên phải cửa sổ file PDF hoặc biểu tượng chiếc bút góc dưới bên trái thanh biểu tượng.

• Digital Panel xuất hiện, hiển thị những chữ ký số trên hợp đồng (Digital Signatures) của các bên đã ký số bằng USB Token công ty.

• Click đôi vào chữ ký số cần kiểm tra của mỗi bên ký → click vào “Signature Detail” để kiểm tra certificate chứng thư số, trạng thái chữ ký số trên hợp đồng: Hợp đồng toàn vẹn, thông tin chữ ký số, ngày giờ ký số

Cách 2 – Kiểm tra bằng cách click trực tiếp vào chữ ký số

Click trực tiếp vào chữ ký số cần kiểm tra → hiện menu “Signature Validation Status” → Click “Signature properties” hiển thị trạng thái chữ ký số trên hợp đồng: Hợp đồng toàn vẹn, thông tin chữ ký số, ngày giờ ký số.