Thiết lập hồ sơ người dùng trong Adobe Sign

Tìm hiểu về cách thiết lập hồ sơ, chữ ký, cảnh báo sự kiện và footer email trong Adobe Sign.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học được cách cấu hình tài khoản người dùng Adobe Sign và gửi giao dịch nhờ vào các bước đầu tiên được đề xuất. Người dùng cụ thể của bạn có thể sẽ có ít tùy chọn hơn, dựa vào cấp độ dịch vụ hoặc cấu hình quản trị viên.

Xác minh thông tin hồ sơ của bạn

Khi lần đầu tiên bạn đăng nhập vào Adobe Sign, hãy dành một phút để xem lại thông tin người dùng cá nhân của mình. Thông tin này sẽ được sử dụng trong một số mẫu, nên hãy đảm bảo rằng thông tin của bạn chính xác.

  • Di chuột qua tên của bạn ở góc trên bên phải để mở menu và nhấp vào My Profile

Trang hồ sơ hiển thị các giá trị cụ thể mà Adobe Sign sẽ sử dụng khi cá nhân hóa bất kỳ giao dịch nào của bạn. Bao gồm:

  • Tên đầy đủ của bạn – Được sử dụng trong việc liên lạc qua email và cho chữ ký sắp chữ mặc định của bạn
  • Chức danh công việc của bạn – Tự động điền nếu bạn đã có trường Chức danh điền vào
  • Tên công ty của bạn – Được phản ánh thông qua liên lạc qua email, đây phải là tên công ty hợp pháp đầy đủ
  • Múi giờ – Dấu thời gian/ngày được đúc theo múi giờ của bạn để nhật ký lịch sử thỏa thuận trở nên rõ ràng hơn.

Nếu bạn cần điều chỉnh bất kỳ nội dung nào, hãy nhấp vào nút Edit Profile, thực hiện các thay đổi cần thiết, sau đó nhấn vào Save để lưu các chỉnh sửa của bạn.

Ghi chú: Thuộc tính Group Names (tên nhóm) cho biết người dùng của bạn thuộc về nhóm nào trong Adobe Sign. Tất cả người dùng đều có ít nhất một giá trị được liệt kê. Các tài khoản đã bật dịch vụ Users in Multiple Groups  (UMG) có cơ hội xem nhiều nhóm được liệt kê hơn.

1. Cờ nhóm chính ((Primary Group) biểu thị nhóm được sử dụng khi ứng dụng yêu cầu thông tin về nhóm của người dùng nhưng không biết về dịch vụ UMG

  • Nếu UMG từng bị vô hiệu hóa, tất cả người dùng sẽ trở thành thành viên của Nhóm chính của họ

2. Nhấp vào dấu chấm hỏi bên cạnh tên nhóm và cửa sổ bật ra hiển thị tên được liên kết của Quản trị viên nhóm.

  • Nhấp vào tên của quản trị viên nhóm để mở email cho bên đó

Xác định chữ ký và tên viết tắt của bạn

Adobe Sign cung cấp ba kiểu chữ ký, tùy thuộc vào yêu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn:

  • Script-like font: Giá trị mặc định và kiểu được ưa chuộng hiện tại. Phông chữ được áp dụng cho tên của bạn để tạo ra hình dạng của chữ ký viết tay

(Nếu tùy chọn này là lựa chọn của bạn, không cần phải định cấu hình)

CHỮ KÝ TÙY CHỈNH

Tạo chữ ký duy nhất của bạn bằng cách điều hướng đến Personal Preferences > My Signature

Nhấp vào nút Create để mở bảng chữ ký và chọn phương pháp tạo chữ ký của bạn:

  • Biometric: Vẽ chữ ký của bạn bằng chuột, bút cảm ứng hoặc ngón tay! Việc vẽ chữ ký của bạn trên máy tính bảng bằng ngón tay sẽ cho kết quả tổng thể tốt nhất.

Tùy chọn Mobile cho phép bạn đưa bảng chữ ký đến điện thoại cảm ứng để thu thập chữ ký đã vẽ

  • Signature Image: Nếu bạn có hình ảnh thực tế về chữ ký của mình, bạn có thể tải hình ảnh đó lên hệ thống, Adobe Sign sẽ áp dụng hình ảnh đó làm chữ ký của bạn khi ký

Nhấp vào Apply khi bạn đã tạo đủ chữ ký.


Định cấu hình sự kiện cá nhân / thông báo cảnh báo

Đối với những người dùng thành thạo muốn ‘giữ liên lạc’ với các giao dịch của họ, bạn có thể sử dụng các mốc thỏa thuận để kích hoạt một email đến hộp thư đến của bạn, hoặc cảnh báo trong một báo cáo.

Để định cấu hình thông báo sự kiện/cảnh báo, hãy điều hướng đến Personal Preferences > My Notifications

Ghi chú: Thông báo được chia thành hai loại. Các giao diện giống nhau:

  • ·        My Notifications – Xác định cấu hình thông báo cho các thỏa thuận mà bạn đã tạo
  • ·        Shared Notifications – Xác định hồ sơ cho các thỏa thuận đã được chia sẻ với bạn một cách dứt khoát hoặc thông qua chia sẻ tài khoản

Một vài định nghĩa nhanh:

  • Events: Các hành động xảy ra với một giao dịch (Gửi, Xem, Ký, v.v.).
  • Alerts: Các hành động dự kiến ​​không xảy ra trong một khung thời gian cụ thể (chưa xem trong vòng tám giờ, đã xem nhưng chưa đăng nhập trong ba giờ, v.v.).

Bạn có thể định cấu hình cho cả events và alerts để thông báo theo hai cách. Bạn cũng có thể thiết lập tùy chọn không chọn cái nào cả bằng cách kiểm tra các tùy chọn cấu hình. Các tùy chọn này là:

  • Email: Tùy chọn này sẽ gửi e-mail cho bạn mỗi khi events hoặc alerts kích hoạt. Tùy chọn này có thể là “spam”, tùy thuộc vào khối lượng của bạn, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nếu đặt tùy chọn này cần lưu ý đến khối lượng e-mail của mình.
  • Event: Sự kiện được gắn cờ để hiển thị trong tab Home (trong phần Events and Alerts) và được liệt kê trong bất kỳ báo cáo nào bạn tạo trên trang Events/Alerts.

Bạn có thể định cấu hình của Reporting ở cuối trang để nhận được bản tóm tắt về các event bạn đã kiểm tra với các tùy chọn như: Mỗi tuần một lần, mỗi ngày làm việc, hoặc mỗi ngày trong tuần.


Xác định footer được cá nhân hóa của bạn

Cấp độ dịch vụ thương mại và doanh nghiệp cho phép người dùng tạo footer cá nhân, giống như tệp chữ ký trong e-mail.

Nếu tùy chọn này được quản trị viên tài khoản của bạn bật, bạn có thể thiết lập nó bằng cách điều hướng đến: Personal Preferences > My Email Footer

  • Nếu bạn không thấy tùy chọn này, quản trị viên tài khoản của bạn có thể đã bật tùy chọn này ở cấp tài khoản hoặc cấp nhóm.

Footer này được đặt ở gần cuối e-mail giao dịch của bạn, nhưng ở trên bất kỳ footer cấp tài khoản nào:


Chọn tùy chọn ngôn ngữ

Có hai tùy chọn ngôn ngữ mặc định:

  • My Language Preference – Xác định ngôn ngữ mặc định được sử dụng khi gửi email cho bạn, cũng như ngôn ngữ được sử dụng để điều hướng trên màn hình
  • Signing Language – Xác định ngôn ngữ mặc định được sử dụng cho email và hướng dẫn trên màn hình cho người nhận bên ngoài tài khoản Adobe Sign của bạn

Biên dịch bởi Trương Hồng Lĩnh – Pacisoft.vn